Điểm đòn bẩy hệ thống – Cách tác động hiệu quả trong quản trị và tài chính

Nhiều tổ chức hiện nay thường phải mải mê “chạy chữa” cho những triệu chứng bề mặt mà họ quên mất rằng – nhiều vấn đề bắt nguồn từ chính cấu trúc của hệ thống mà ta đang sống, đang làm việc trong đó. Nếu bạn từng tự hỏi: “Tại sao tăng lãi suất không làm người ta tiết kiệm hơn?” “Tại sao cải cách một quy trình lại chẳng cải thiện năng suất là bao?” “Tại sao thay giám đốc nhưng cả tổ chức vẫn trì trệ?” Thì có thể bạn đang vướng vào một hệ thống có điểm đòn bẩy sai chỗ.

Điểm đòn bẩy hệ thống là gì

Trong cuốn sách “Thấu hiểu hệ thống” (Thinking in Systems) của Donella Meadows – người tiên phong trong tư duy hệ thống, bà nêu rõ điểm đòn bẩy (leverage points) là những nơi trong một hệ thống mà chỉ cần tác động nhỏ, cũng có thể tạo ra thay đổi lớn.

Ứng dụng vào doanh nghiệp, điểm đòn bẩy doanh nghiệp là những yếu tố then chốt trong hệ thống doanh nghiệp, nơi một thay đổi có tính chiến lược, dù nhỏ, có thể tạo ra ảnh hưởng mạnh mẽ và lâu dài đến hiệu suất, lợi nhuận hoặc sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Nói nôm na, đó là “nơi bạn nên dùng lực” nếu muốn thay đổi cục diện. Nhưng vấn đề là: liệu chúng ta có đang dùng lực ở những điểm kém hiệu quả, trong khi những điểm có sức mạnh thật sự lại bị bỏ qua, chỉ vì chúng trừu tượng hơn, sâu hơn, khó “đo lường” hơn.

5 cấp độ đòn bẩy phổ biến

Có nhiều cấp độ điểm đòn bẩy khác nhau cho hệ thống, sau đây là 5 cấp độ phổ biến từ yếu nhất tới mạnh nhất.

Tham số – Cấp độ yếu nhất

Đây là thứ mọi người hay can thiệp nhất, vì dễ làm, nhưng tác động ngắn hạn, và hệ thống thường nhanh chóng “tự điều chỉnh” để quay về trạng thái cũ.

Ví dụ: thay đổi lãi suất, phí giao dịch, giờ làm việc trong ngân hàng. Các thay đổi này có thể tác động nhanh tới doanh thu. Nhưng nếu nhu cầu thị trường vẫn yếu, mô hình kinh doanh kém hiệu quả, quan trị rủi ro lỏng lẻo thì sớm muộn gì cũng tạo ra nợ xấu.

Tăng cường phản hồi – Tạo vòng lặp khuyến khích

Ví dụ: thưởng thêm nếu hoàn thành sớm quy trình, phạt nếu trễ hạn.

Điều này giúp hệ thống tự điều chỉnh linh hoạt hơn – nhưng nếu không thiết kế tốt, dễ tạo ra vòng xoáy ngược (ví dụ: phạt nhiều quá khiến nhân viên giấu lỗi, không dám báo cáo). Do vậy không phải cứ phạt là giảm lỗi. Phản hồi cần thời điểm + văn hóa phù hợp.

Cấu trúc thông tin – Ai biết điều gì và khi nào

Đây là một điểm đòn bẩy trung bình nhưng quan trọng, ít ai nghĩ đến: Chỉ cần làm thông tin rõ ràng, hành vi sẽ thay đổi mà không cần phạt hay thưởng. Nó quyết định ai biết gì, khi nào, và bằng cách nào trong một hệ thống, và vì thế ảnh hưởng đến cách hành xử, ra quyết định, và vận hành của toàn bộ hệ thống.

Ví dụ: minh bạch hóa tiến độ công việc của mọi người, mở dữ liệu công khai. Khi nhân viên thấy tiến độ của đồng nghiệp, các phòng ban khác hiển thị công khai, tự nhiên họ chủ động hơn, họ biết người khác sẽ thấy việc mình làm ra sao – không cần thêm quy định nào cả.

Tư duy nền tảng

Tất cả các chính sách, cấu trúc, mục tiêu, dòng chảy thông tin… đều được xây dựng dựa trên một cách nhìn thế giới.  Nếu thay đổi tư duy sẽ làm thay đổi toàn bộ logic hệ thống. Tư duy là gốc rễ, các hành động chỉ là biểu hiện. Nỗ lực sửa chữa bề mặt mà không thay đổi mô thức giống như tỉa lá cây mục rễ.

Ví dụ: Một công ty vận hành theo tư duy: “Giảm chi phí là tối ưu hóa” có thể cắt giảm cả những khoản đầu tư dài hạn như đào tạo, công nghệ, hay kiểm soát rủi ro. Nếu thay tư duy sang: “Tăng năng lực hệ thống để phát triển bền vững”, công ty có thể chấp nhận chi phí cao hơn ban đầu, nhưng tạo ra giá trị dài hạn lớn hơn nhiều.

Khả năng vượt ra khỏi mô thức - Mạnh nhất

Khả năng vượt ra khỏi mô thức là nhận ra mọi hệ thống đều chỉ là tạm thời và có thể tái thiết. Đây là đòn bẩy mạnh nhất, dù ít người/doanh nghiệp/tổ chức làm được. Nó đòi hỏi khả năng buông bỏ cách nhìn cố định, quan sát hệ thống một cách linh hoạt, không bị giới hạn bởi đúng/sai truyền thống.

Ví dụ: Khi một doanh nghiệp hoặc tổ chức biết chấp nhận thay đổi mô hình kinh tế hoặc quản trị, họ có thể thích ứng nhanh hơn với khủng hoảng. Các startup đột phá thường không chỉ thay đổi sản phẩm, mà vượt khỏi cách hiểu truyền thống về thị trường.

Buông bỏ mô thức cũ cần có cái nhìn sáng suốt và hành động quyết đoán. Các câu hỏi gợi mở để có thể vượt ra khỏi mô thức: Điều gì ta đang xem là “đúng hiển nhiên” nhưng chưa từng kiểm chứng? Nếu giả sử mô hình hiện tại không tồn tại – ta sẽ thiết kế lại hệ thống ra sao từ đầu? Có ai ngoài ngành đang làm việc tương tự nhưng theo cách hoàn toàn khác?

Tóm lại, trong thế giới phức tạp của doanh nghiệp và tài chính, việc cố gắng làm “nhiều hơn, nhanh hơn, mạnh hơn” thường chỉ tạo ra những kết quả nhất thời. Tư duy hệ thống chỉ ra rằng: điều thực sự tạo ra thay đổi bền vững không nằm ở sức, mà nằm ở chỗ – ở việc ta chạm đúng điểm đòn bẩy. Không phải hệ thống nào cũng cần thêm nguồn lực. Nhiều hệ thống chỉ cần được nhìn lại, lắng nghe và chỉnh đúng chỗ. Chiến lược thông minh không nằm ở việc làm thêm bao nhiêu, mà ở việc làm đúng điều gì, ở đâu.

- Ái Quốc.